Informationen für Bestatter

Auf diesem Weg möchten wir einige Fragen beantworten, welche sowohl von Bestattungsinstituten als auch von Hinterbliebenen häufig an uns herangetragen werden. 

  1. Beurkundungsgrundlagen  

Für die Beurkundung eines Sterbefalles sind grundsätzlich immer Originalunterlagen vorzulegen. Kopien, Faxe oder ähnliches können nicht zur Beurkundung verwendet werden. Dies gilt auch dann, wenn die Faxübersendung durch ein anderes Standesamt erfolgt.

Die Beschaffung der Unterlagen und deren Vorlage beim Standesamt ist auf Grund der personenstandsrechtlichen Vorschriften immer Aufgabe des Anzeigepflichtigen. Sollten diese ein Bestattungsinstitut beauftragt haben, so obliegt die Vorlagepflicht diesem.

Bitte haben Sie Verständnis, dass Anforderungen durch das Standesamt aus personellen und kostenrechtlichen Gründen grundsätzlich nicht möglich sind.

Bitte beachten Sie, dass aus gegebenem Anlass Sterbefälle künftig nur beurkundet werden können, wenn dem Standesamt alle Unterlagen vollständig im Original vorliegen. Andernfalls wird die Beurkundung zurückgestellt. Hierüber kann auf Antrag eine entsprechende Bescheinigung zur Bestattung ausgestellt werden.

Das Standesamt wird nur in Ausnahmefällen die Unterlagen selbst beschaffen. Diese Fälle sind u. a. bei Vorliegen von sog. Sicherheits- / Sozialbestattungen, d. h. wenn der Verstorbene keine Hinterbliebenen hinterlässt und der Verstorbene zu Lebzeiten auch keine Bestattungsvorsorge vertraglich geregelt hat, oder wenn die Anzeige- oder Bestattungspflicht bei der Stadt Rosenheim liegt.

2.    Fremdsprachige Urkunden

Jede Urkunde, die nicht in deutscher Sprache ausgefertigt ist, bedarf grundsätzlich einer Übersetzung durch einen in Deutschland öffentlich bestellten und beeidigten Übersetzer. Dies gilt insbesondere dann, wenn in der jeweiligen Urkunde ein zusätzlicher Text (z. B. Scheidung, Namensänderung etc.) enthalten ist.

Ausländische Scheidungsurteile bedürfen einer dementsprechenden Übersetzung.

3.    Gerichtliche Urteile oder Beschlüsse

Bei geschiedenen Verstorbenen wird gerade im Zusammenhang mit älteren Heiratsurkunden zusätzlich ein Scheidungsurteil oder -beschluss benötigt. Bitte achten Sie bereits im Vorfeld darauf, dass auf diesen Dokumenten die Rechtskraft vermerkt ist.

4.    Sterbezeitpunkt

Häufig trägt der mit der Leichenschau befasste Arzt in die Todesbescheinigung lediglich den Zeitpunkt der Auffindung des Verstorbenen ein. An dieser Verfahrensweise ist insoweit nichts zu beanstanden, da der Arzt meist erst einige Zeit später am Sterbeort eintrifft und sich auf Angaben von Dritten stützt. Auch diese können in vielen Fällen den genauen Sterbezeitpunkt nicht benennen.

Nach der Vorschriften des Personenstandswesens ist jedoch der Zeitpunkt des Todes im Sterberegister eindeutig einzutragen. Ist der genaue Zeitpunkt nicht bekannt, ist dieser als Zeitraum („zwischen … und …“) oder im Ausnahmefall als ungefährer Zeitpunkt mit der Voranstellung „gegen…“ einzutragen. Diese Angaben sind jedoch nicht in der Todesbescheinigung aufzunehmen, sondern müssen in die Sterbefallanzeige aufgenommen werden. Hierbei ist es auch allein Sache des Anzeigepflichtigen, die Angaben zu ermitteln und gegenüber dem Standesamt anzuzeigen. Der Anzeigepflichtige hat diese Angaben nach bestem Wissen und Gewissen zu machen und trägt hierfür auch die alleinige Verantwortung.

Dies gilt auch für schriftliche Sterbefallanzeigen, welche von beauftragten Bestattungsinstituten gemacht werden.

5.    Sterbefallanzeige beim Standesamt

Bei Sterbefällen in Krankenhäusern, Alten- und Pflegeheimen ist diese Einrichtung grundsätzlich zur schriftlichen Anzeige des Sterbefalles verpflichtet (§ 30 Abs. 1 des Personenstandsgesetzes). Diese werden von den Alten- und Pflegeheimen i. d. R. per Post an das Standesamt gesendet. Bis zum Eingang einer ordnungsgemäßen Anzeige kann grundsätzlich weder eine Beurkundung noch eine Zurückstellung der Beurkundung erfolgen.

Jedoch hat ein beauftragtes Bestattungsinstitut die Möglichkeit, den Sterbefall selbst schriftlich beim Standesamt anzuzeigen. Die Pflicht zur Anzeige durch die jeweilige Einrichtung bleibt hiervon unberührt.

Wir empfehlen daher zur reibungslosen Abwicklung des Sterbefalles dem Standesamt den Sterbefall schriftlich anzuzeigen.

6.    Zurückstellung von Beurkundungen bzw. „Vormerknummer“

Nach § 16 Abs. 1 Nr. 2 der Bestattungsverordnung in Bayern (BestV) darf eine Leiche erst bestattet oder kremiert werden, wenn der Standesbeamte auf der Todesbescheinigung (TB) entweder die Beurkundung oder die Zurückstellung der Beurkundung nach § 7 der Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (PStV) vermerkt hat. Zu klären ist hierbei die Frage, ob der Vermerk „Eintragung vorgemerkt, Vormerkliste Nr.“ auf der TB dem Nachweis über die Zurückstellung entsprechen kann.

Bis zum 31.12.2008 regelte § 336 Abs. 1 Sätze 1 und 2 der Dienstanweisung für Standesbeamte und ihrer Aufsichtsbehörden (DA), dass bei Fehlen der zur Beurkundung notwendigen Nachweise die Beurkundung eines Sterbefalles zurückgestellt werden kann. Der Standesbeamte hatte hierüber eine Liste der ihm angezeigten, aber noch nicht beurkundeten Sterbefälle zu führen. Zu beachten war auch nach dieser Vorschrift, dass eine Zurückstellung und die damit verbundene Vormerkung nur dann möglich waren, wenn Nachweise zur Beurkundung fehlten. Eine Vormerkung war grundsätzlich nicht möglich, wenn die zur Beurkundung erforderlichen Unterlagen bereits vorlagen.

Diese Regelung trat mit der Reform des Personenstandswesens zum 01.01.2009 außer Kraft.

An Stelle der Dienstanweisung trat nun die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz (PStG-VwV). Sie enthält keine Regelungen mehr über die Zurückstellung und Vormerkung eines Sterbefalles. Die Zurückstellung der Beurkundung ist jetzt in § 7 PStV geregelt und auch nur dann zulässig, wenn notwendige Angaben oder Nachweise zur Beurkundung fehlen.

Es wird jedoch immer wieder angefragt, dass auf jeder TB, welche dem Standesamt vorgelegt wird, die entsprechende Vormerknummer eingetragen wird, um nachzuweisen, dass das Standesamt von dem jeweiligen Sterbefall Kenntnis hat. Dies ist jedoch auf Grund der Rechtslage nicht möglich.

Werden die zur Beurkundung notwendigen Nachweise und Urkunden vorgelegt, ist eine Zurückstellung nicht mehr möglich. Wie Ihnen bekannt sein dürfte, erfolgt beim Standesamt in solchen Fällen ohnehin eine zügige Bearbeitung und Beurkundung der Sterbefälle.

Eine Zurückstellung der Beurkundung erfolgt nur dann, wenn erforderliche Unterlagen fehlen. Die zur Bestattung erforderliche Bescheinigung über die Zurückstellung wird nach § 7 Abs. 2 PStV nur auf Antrag ausgestellt.

Grundsätzlich wäre es durchaus denkbar, dass die Zurückstellung im Feld „Eintragung vorgemerkt, Vormerkliste Nr.“ vermerkt wird, jedoch kann mangels einer rechtlichen Grundlage keine entsprechende Liste mehr geführt werden. Anstelle der Listennummer könnte lediglich die vom Fachverfahren AutiSta vorgegebene Vorgangsnummer treten. 

In der Praxis bedeutet dies auch weiterhin, dass die Sachbearbeiter des Standesamtes einen entsprechend Vorgang elektronisch anlegen und diesen auch mit den vorhandenen Daten füllen müssten. Eine Zeit- oder Arbeitsersparnis sehen wir hier nicht. 

Auch wäre dies nur dann bei Fehlen von Urkunden oder sonstigen Nachweise möglich. Es könnte lediglich die Zurückstellungsbescheinigung eingespart werden.

Ferner müssten nach unserer Auffassung, auch aus Gründen der Gebührengerechtigkeit, für die Eintragung der Zurückstellung in die TB die Gebühren in Höhe von 10 EUR erhoben werden, zumal es sich hierbei unter analoger Anwendung des § 7 Abs. 1 PStV um eine Bescheinigung über die Zurückstellung handelt, welche nicht an ein bestimmtes Formular gebunden ist. 

Uns ist sehr wohl bewusst, dass einige Standesämter weiterhin trotz fehlender Rechtsgrundlage eine Vormerkliste führen und die entsprechende Nummer auf der TB vermerken. Gerade in sehr großen Standesämtern erscheint dies auf Grund der hohen Fallzahlen durchaus zweckmäßig. 

Dennoch bitten wir Sie um Verständnis, dass wir sowohl aus Rechtssicherheitsgründen als auch aus Gründen der Zweckmäßigkeit an unserer bisherigen Vorgehensweise festhalten und die Beurkundung eines Sterbefalles nur bei Fehlen von Nachweisen oder Urkunden zurückstellen.

In solchen Fällen können wir weiterhin unmittelbar bei Vorsprache Ihrer Mitarbeiter eine entsprechende Bescheinigung ausstellen, sofern dies beantragt wird.

Wir bitten Sie, die obigen Punkte zu beachten. Nur so kann gewährleistet werden, dass eine zügige Bearbeitung durch das Standesamt erfolgen kann. Ferner dürfte es auch in Ihrem Interesse und dem der Hinterbliebenen liegen, wenn alle zur Bestattung notwendigen Formalitäten problemlos und schnellstmöglich erledigt werden können.